Transparenz und Anreiz – Digitales Provisionsmanagement in Echtzeit erhöht den Vertriebserfolg

In vielen Branchen ist es üblich, bei Verkaufs- oder Vertragsabschluss eine Provision an den Vertriebler oder den Sales-Mitarbeiter auszuzahlen. Die Verwaltung und Buchung erfolgt jedoch vielerorts noch per Hand: Erst nach eingehender Prüfung und Dokumentation in Excel-Tabellen und Access-Datenbanken findet die Auszahlung der Courtage statt – Vorgänge, die viel Zeit kosten und Fehlerpotenziale aufweisen, besonders wenn sich über im zeitlichen Verlauf Erfolge und Stornos verrechnen. Vor allem für Unternehmen bedeutet es aufgrund der veralteten Verwaltung einen immensen administrativen Aufwand die Berechnungen transparent zu gestalten. Zudem haben Vertriebler oft Schwierigkeiten, die offenen Posten der ausstehenden Auszahlungen zu überblicken, weshalb es häufig zu Rückfragen kommt, das Unternehmen ebenfalls teuer manuell bearbeiten muss. „Die längst überfällige digitale Transformation der Vertriebskanäle sorgt für neue vertriebliche Anreize, Transparenz und Effizienzsteigerung durch Echtzeitprovisionierung“, betont Matthias Stauch, Vorstand der INTERVISTA AG. Das Unternehmen hat eine Software-Lösung zur Provisionierung entwickelt, von der sowohl Vertriebler als auch Auftraggeber profitieren, da sie sich den Bedürfnissen des Anwenders flexibel anpassen lässt und jederzeit über den Vertriebserfolg sowie die Ansprüche Auskunft gibt.
Einen Sprung nach vorne machen
Durch die Digitalisierung der Abläufe im Provisionierungsprozess werden diese nicht nur weniger fehleranfällig, Anwender profitieren zusätzlich von der automatisierten Bearbeitung komplexer Vorgänge. Zum Beispiel bietet ein Vertriebler einem Kunden dessen Anforderungen und Wünschen entsprechende Verträge oder Tarife an. Anschließend berechnet ein Tool die anfallende Provision und stößt beispielsweise bei Inkrafttreten des abgeschlossenen Vertrags die Zahlung im verknüpften Buchungssystem des Unternehmens an. Die digitale Abrechnung ermöglicht die Auszahlung zu einem bestimmten Termin sowie die Verteilung der Provision auf verschiedene Mitarbeiter oder Hierarchien. Dabei entstehen deutliche Vorteile durch Zeiteinsparungen und Transparenz sowie die Möglichkeit, neue Verkaufsstrategien kurzfristig und agil umzusetzen. „Grundlage für die digitale Provisionierung ist ein System, das möglichst alle Informationen sowie Bedingungen zur Auszahlung in einem Produktmodellserver (Produkt-DNA) beinhaltet und innerhalb dessen beliebig viele Verwaltungsebenen zur Verfügung stellt – sodass dieses eventbasiert die unterschiedlichen Bedingungen umsetzen kann“, erläutert Stauch. Zu den entscheidenden Vorteilen gehören zudem die integrierten Schnittstellen mit anderen Systemen, sodass sich beispielsweise extern dokumentierte Ansprüche geltend machen lassen. Vertriebler haben so indirekten Zugriff auf Kommunikations- und Reportingsysteme. Darüber hinaus gilt es,bei der Implementierung digitaler Vertriebstools darauf zu achten, eine plausible Nutzoberfläche anzubieten und ein nachvollziehbares Provisionsmanagement zu integrieren – auf diese Weise können Vertriebler das Tool bereits nach einer kurzen Einführung selbst nutzen. Die effiziente Zusammenarbeit von Mensch und System sorgt für einen schnellen und erfolgreichen Vertrieb.
Lösungen nutzen
Elektronische Vertragsabwicklung, eventbasierte Provisionierung in Echtzeit oder die Definition von Einzel-, Staffel- und Zielstufenprovision durch digitale Tools gehören bereits heute zu den Möglichkeiten für den Vertrieb genauso wie eine damit verbundene Anspruchsermittlung für jeden einzelnen Vertriebler innerhalb von hierarchischen Strukturen. Mit der Software CashActive der INTERVISTA AG lassen sich Provisionsvorgänge flexibel an unterschiedliche Voraussetzungen und individuelle Bedürfnisse anpassen. Der Multi-Channel-Ansatz kann problemlos auf verschiedene Vertriebskanäle zugreifen. Dabei spielt es keine Rolle, ob jeder Kanal mit denselben oder unterschiedlichen Produkten und Konditionen arbeitet. Sollten zudem mehrere Personen an einem Abschluss beteiligt gewesen sein, teilt das Tool die Courtage entsprechend auf – das System kann infolgedessen die Auszahlung automatisch in Auftrag geben. „Damit einher geht auch eine höhere Sicherheit für alle Vertragspartner, denn das System verfügt über einen Schutz vor fremden Eingriffen und stellt die korrekte Durchführung der vorher einprogrammierten Bedingungen sicher“, so der Vertriebsexperte. Mithilfe der komplexen Software erfolgen die Ermittlung sowie die Buchung und Auszahlung der Provision getrennt voneinander. Dadurch kann der Sales-Mitarbeiter frühzeitig die zu erwartenden Gewinnbeteiligungen visualisieren. Vertriebler mit verschiedenen Auftraggebern erhalten so die Möglichkeit einer selbstbestimmten Vertriebsorganisation und können jederzeit den Ist-Zustand der Gewinnbeteiligung abfragen. Zugleich ermöglicht das flexible System einem Unternehmen, die gesamten Provisionsansprüche der Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt aktuell einzusehen. So sorgt die Digitalisierung des Vertriebs nicht nur für Effizienzsteigerung, sondern auch für anhaltende Motivation unter den Mitarbeitern.