Archivierung & Dokumentenmanagement
Jeder Erfolg kann auch mal zu Streitigkeiten führen. Fakten helfen hier bei der Entscheidungsfindung. ArchiveActive sichert jeden Antragsprozess für mögliche Überprüfungen ab. Komplett, sicher und transparent. ArchiveActive - Ihr Antragsarchiv!
Die Umstellung auf vollelektronische Geschäftsprozesse verspricht Wettbewerbsvorteile. Druckkosten können gespart und Routineabläufe automatisiert werden. Gesetzliche Regelungen erfordern jedoch weiterhin, dass Unternehmen Geschäftsdokumente über Jahre revisionssicher archivieren. Das papierlose Büro kann also nur mit Hilfe elektronischer Archivsysteme Wirklichkeit werden.
Archivierung versus Dokumenten-Management
ArchiveActive verbindet die Sicherheit bekannter Langzeit-Archivsystemlösungen mit den flexiblen und effizienten Mechanismen zur Verwaltung und Suche von Dokumenten, wie man sie aus Dokumentenmanagement-Systemen kennt — so auch der schnelle Zugriff auf schon lange archivierte Daten ohne strikte Bindung an proprietäre Lösungen!
Das Beste aus beiden Welten
ArchiveActive ist eine Integrationslösung, die durch intelligente Kombination von Archivierung und Dokumenten-Management die Verwaltung, Archivierung, Suche und daraus resultierende Herausforderungen meistert und darüber hinaus leicht an kundenspezifische Anforderungen angepasst werden kann.
Die eigens entwickelte Metadaten-Verwaltung ermöglicht die Vergabe frei definierbarer kundenspezifischer Merkmale, wobei diese auch inkrementell zu bereits archivierten Dokumenten ergänzt werden können. Darauf basierend sind Suchanfragen nach archivierten Dokumenten möglich. Durch einen transaktional arbeitenden Cache können Dokumente schnell und dennoch sicher abgelegt und wieder ausgelesen werden. Gleichzeitig wird eine revisionssichere Archivierung erreicht, da Dokumente und Metadaten im Hintergrund in einem oder mehreren Archivierungssystemen gesichert werden. Dabei besteht keine Bindung an eine bestimmte Herstellerlösung, da die Ablage von Dokumenten und Metadaten in einem herstellerunabhängigem Format erfolgt.
Flexibilität und Zukunftssicherheit
ArchiveActive vermeidet die Bindung an proprietäre Speichertechnologien, denn seine durchdachte Architektur erlaubt die Einbindung verschiedener Archivierungs- und Speichersysteme, wie kostengünstige Filesysteme, optische Medien (CD, DVD, BluRay Jukebox) oder High End Archivierungssysteme (z.B. EMC² Centera).
Key-Features
Hohe Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit
ArchiveActive sichert die Verfügbarkeit der Dienste, selbst bei Ausfall der Archivsysteme im Backend:
- Zentraler, persistenter Metadaten-Index und Cache
- Verfügbarkeit der Dienste bei Wartung oder Ausfall einzelner oder aller unterliegenden Archivsysteme
- Redundanz und räumliche Verteilung durch Kombination mehrerer Archivsysteme möglich
- Recovery unterbrochener Archivierungsaufträge
- Cluster-Konfiguration möglich
Einfache und sichere Integration
ArchiveActive ist einfach in elektronische Geschäftsprozesse zu integrieren und ermöglicht den Aufbau eines unternehmensweiten Archivs.
- zentrale, herstellerunabhängige (Web Service) Schnittstelle
- Zusammenführung verschiedener Teilarchive zu einem Gesamtarchiv
- Kontrolle des Gesamtsystems über ein grafisches Admin-Tool
- integrierte Authentifizierung und Autorisierung, verknüpfter mit bestehenden Systemen zur Zugriffskontrolle
Mandantenfähigkeit durch virtuelle Archive
Sie möchten getrennte Archive für verschiedene Mandanten oder Anwendungen aufbauen? Kein Problem – ArchiveActive bietet mit seinem Container-Konzept die passende Lösung.
- Partitionierung des Gesamtarchivs in virtuelle Teilarchive
- Unabhängiger Lifecycle, Suchmerkmale und Zugriffsrechte pro Teilarchiv
Integriertes Dokumentenmanagement
Mit dem ArchiveActive Manager entfällt die Anschaffung und Integration eines Dokumenten-Management-Systems, denn er bringt entsprechende Funktionen bereits mit:
- vorgelagerte Metadatenverwaltung und darauf basierende Suchfunktionen
- Vergabe kundenspezifischer Suchschlüssel und Parameter, auch inkrementell
- Metadaten werden zusammen mit den Nutzdaten gesichert