Die Umstellung auf vollelektronische Geschäftsprozesse wird zurzeit in vielen Unternehmen vollzogen, denn sie bietet offensichtliche Wettbewerbsvorteile. Die Erstellung und Verteilung von Bestellungen, Rechnungen und anderer Geschäftsdokumente in elektronischer Form spart Druckkosten und schafft oftmals erst die Möglichkeit zur Automatisierung von Routineabläufen. Gesetzliche Regelungen erfordern jedoch weiterhin, dass Unternehmen elektronische Dokumente revisionssicher und auch nach Jahren wieder auffindbar und unveränderbar verwahren.
Gängige Archivierungssysteme bieten zwar die erforderliche Sicherheit bzgl. der langfristigen Aufbewahrung. Eine flexible Suche nach Dokumenten anhand kundenspezifischer Merkmale wird dagegen nur schlecht unterstützt. Ein weiterer Schwachpunkt ist der langsame Zugriff beim Auslesen archivierter Daten, bedingt durch die Verwendung nicht plattenbasierter Speichersysteme. Wegen der vorgeschriebenen mehrjährigen Aufbewahrungsfristen sind Unternehmen oft an proprietäre Lösungen gebunden.
Dokumentenmanagement-Systeme bieten dagegen flexible und effiziente Mechanismen zur Verwaltung und Suche von Dokumenten, jedoch nicht die sichere Archivierung in unveränderlichen Speichersystemen.
Der IV::ARCHIVES-MANAGER ist eine Integrations-Lösung, die die genannten Probleme durch intelligente Kombination von Archivierung und Dokumenten-Management löst und darüber hinaus leicht an kundenspezifische Anforderungen angepasst werden kann.
Die eigens entwickelte Metadaten-Verwaltung ermöglicht die Vergabe frei definierbarer kundenspezifischer Merkmale, wobei diese auch inkrementell zu bereits archivierten Dokumenten ergänzt werden können. Darauf basierend sind Suchanfragen nach archivierten Dokumenten möglich. Durch einen transaktional arbeitenden Cache können Dokumente schnell und dennoch sicher abgelegt und wieder ausgelesen werden. Gleichzeitig wird eine revisionssichere Archivierung erreicht, da Dokumente und Metadaten im Hintergrund in einem oder mehreren Archivierungssystemen gesichert werden. Dabei besteht keine Bindung an eine bestimmte Herstellerlösung, da die Ablage von Dokumenten und Metadaten in einem herstellerunabhängigen Format erfolgt.
Der IV::ARCHIVES-MANAGER ist eine ausgereifte Lösung, in die unsere Erfahrung aus Archivanwendungen mit mehreren Kunden, darunter e-Plus, D-TRUST (Bundesdruckerei) und Capgemini, eingeflossen sind. Lassen auch Sie sich davon überzeugen:
